Welche Hinweise können hier abgegeben werden?

Gemeldet werden können alle Hinweise auf mögliche Gesetzes-, Verordnungs- oder Richtlinienverstöße zu verschiedenen Compliance Themen, welche Ihre Organisation betreffen.

Diese Möglichkeit können alle Mitarbeitende der Organisation sowie Dritte (Kunden, Lieferanten etc.) in Anspruch nehmen.

Dieses System eröffnet die Möglichkeit, Hinweise bzgl. möglicher Compliance-Verstöße zu geben und trägt damit wesentlich zu einer qualitätsorientierten, ethischen und nachhaltigen Wirtschaftsweise bei.

Können Hinweise hier auch anonym abgegeben werden?

Auf Ihren Wunsch können Sie Hinweise – sofern dies für den entsprechenden Sachverhalt rechtlich zulässig ist – anonym abgeben. In bestimmten Ausnahmefällen – abhängig vom jeweiligen Sachverhalt - ist eine Namensnennung erforderlich. Hierauf weisen wir während der Meldungsabgabe zusätzlich hin.

Grundsätzlich ziehen wir es vor, wenn Sie uns Ihren Namen mitteilen. Wir behandeln alle Hinweise streng vertraulich, unterliegen der besonderen Geheimhaltung und stellen sicher, dass keine Hinweisgeberin und kein Hinweisgeber allein aufgrund ihrer oder seiner im besten Wissen abgegebenen Meldung Nachteile erfährt.

Die Richtlinie (EU) 2019/1937 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, sowie das TMWP- Whistlepoint-Verfahren, welche hier Anwendung finden, sehen als obersten Grundsatz den Schutz der Hinweisgeberin und des Hinweisgebers vor.

Unsere Technologie unterliegt strengen europäischen Datenschutzstandards. Wir verwenden SSL-Verschlüsselung auf Bankenstandard. Die Wahrung der Anonymität ist unter anderem durch den Betrieb unseres Systems in einer DIN ISO 27001 (Informationssicherheit) zertifizierten Umgebung, durch die Deaktivierung aller relevanten Logfiles - somit werden z. B. keine IP-Adressen gespeichert – und einer asymetrischen Verschlüsselung gewährleistet. Sie müssen also z. B. für Ihre Anonymität keinen öffentlichen PC verwenden.

Wie ist hier eine Meldung abzugeben?

Klicken Sie auf den Button „Absenden“ im Formular "Hinweis aufgeben", wenn Sie uns Ihre gesicherte Meldung sicher zusenden möchten.

Der Meldeprozess beinhaltet 4 Schritte:

1. Bitte lesen Sie zu Beginn den Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität und beantworten Sie die Sicherheitsabfrage (Captcha). Die Sicherheitsabfrage dient dem Schutz des Servers vor Angriffen durch automatisierte Programme.

2. Wählen Sie auf der folgenden Seite den inhaltlichen Schwerpunkt Ihrer Meldung.

3. Die eigentliche Meldeseite erscheint. Auf dieser können Sie Ihren Hinweis in wenigen Worten schildern und einige gegebenenfalls vorgegebene Fragen bzgl. des Falls beantworten. Hierzu steht Ihnen Platz von etwa einer voll beschriebenen DIN A4-Seite zur Verfügung. Zur Unterstützung Ihrer Meldung können Sie eine Datei bis zu 5 MB hinzufügen. Nicht sichtbare Dateiinformationen über den / die Autor*in können von uns nicht ausgelesen werden! Als Beleg, dass Sie diese Meldung an das Compliance as a Service System Whistlepoint gesendet haben, erhalten Sie nach Absenden Ihrer Meldung einen zufällig generiertes Pseudonym / Benutzername und eine Schlüsselnummer. Bewahren Sie dieses Pseudonym / Benutzername und Schlüsselnummer gut und sicher auf. Ein verloren gegangenes Pseudonym / Benutzername oder Schlüsselnummer ist n i c h t wiederherstellbar. Wir haben aufgrund der hohen Sicherheitsstandards keinerlei Möglichkeit, das Pseudonym / Benutzername bzw. die Schlüsselnummer zu reproduzieren. Sie müssten in diesem Fall Ihren Hinweis erneut abgeben und erhalten erneut ein völlig neues Pseudonym / Benutzername und eine völlig neue Schlüsselnummer, auf die wir wiederum keinerlei Zugriff haben.

4. Ihr eigener, geschützter Hinweisgeberbereich ist nun eingerichtet. Sie erhalten über diesen Rückmeldungen und Informationen sowie beantworte Fragen und werden über den weiteren Verlauf Ihres Hinweises entsprechend des Arbeitsstandes informiert.

Das System schützt Ihre Anonymität technisch vollumpfänglich, solange Sie keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen!

Wird eine Rückmeldungen / Informationen zum Status der Bearbeitung erzeugt?

Ja, sobald Sie einen Hinweis abgegeben haben, erhalten Sie Rückmeldungen und Informationen zur Bearbeitung des Hinweises n u r noch über das Compliance as a Service System Whistlepoint. Der Abruf und Ihre Beantwortung bzw. Konkretisierung von Rückmeldungen / Informationen oder zusätzlichen Fragen zur Klärung von Einzelheiten erfolgt dann ausschließlich über das Compliance as a Service System Whistlepoint. Für Abruf und Beantwortung ist zwingend das erhaltene Pseudonym / Benutzername und die erhaltene Schlüsselnummer erforderlich (siehe den Hinweis dazu oben unter 3.). Ohne Pseudonym / Benutzername und Schlüsselnummer können Sie keinesfalls mehr auf Whistlepoint zugreifen und müssen Ihren Hinweis erneut abgeben!

Über den Button „Login“ gelangen Sie zu Ihrem Hinweis im geschützten Compliance as a Service System Whistlepoint . Geben Sie nun Ihr persönliches Pseudonym / Benutzername und Schlüsselnummer ein, welches Sie nach der Abgabe Ihres Hinweises erhalten haben. Dies stellt sicher, dass Ihre Anonymität auch während des weiteren Dialogs mit unserem Complaince as a Service System Whistlepoint gewahrt bleibt.