FAQ
Die wichtigten Rechtsfragen aus der Praxis
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) dient der Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie vom 16. Dezember 2019 – RL EU= 2019/1937 zum Schutz von hinweisgebenden Personen. Das Hinweisgeberschutzgesetz wurde am 12. Mai 2023 verabschiedet und trat am 02. Juli 2023 in Kraft.
Der Begriff „Whistle-Blowing“ dient als Oberbegriff für die Meldung von Rechtsverstößen oder missbräuchlichem Verhalten in Unternehmen oder Organisationen durch Hinweisgebende.
Ziel des Gesetzes ist es, Transparenz in deutschen Unternehmen zu schaffen, indem hinweisgebenden Personen, die auf Verstöße in Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit aufmerksam machen wollen, dies einerseits ermöglicht wird und sie dabei andererseits vor Repressalien geschützt werden. Gleichzeitig sollen auch diejenigen Personen geschützt werden, die Gegenstand der Meldung oder Offenlegung, sowie von der Meldung betroffen sind.
Das Gesetz verpflichtet zu diesem Zweck private und öffentliche Unternehmen sowie Kommunen, interne Meldestellen für die Abgabe von Meldungen über Verstöße im beruflichen Umfeld einzurichten.
Ein Verstoß gegen das HinSchG liegt zum einen vor, wenn das Unternehmen keine interne Meldestelle einrichtet oder eine Meldung und deren Kommunikation behindert.
Zum anderen verstoßen diejenigen Unternehmen gegen das Gesetz, die Repressalien gegen die Hinweisgebenden ergreifen. Sie sind zusätzlich zum Ersatz desjenigen Schadens verpflichtet, der durch die Repressalien entstanden ist.
Auch der Hinweisgeber kann gegen das HinSchG verstoßen, indem er wissentlich eine unrichtige Information offenlegt. Er ist dabei zum Ersatz desjenigen Schadens verpflichtet, der durch die Fehlmeldung der unrichtigen Information entstanden ist.
Zudem liegt auch ein Verstoß vor, wenn das Meldesystem die Vertraulichkeit der Meldung missachtet.
Bei einer Behinderung von Meldungen sowie der Ergreifung von Repressalien drohen Unternehmen Bußgelder von bis zu 50.000 Euro. Bereits der Versuch einer solchen Ordnungswidrigkeit kann mit einem Bußgeld in dieser Höhe geahndet werden.
Die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle besteht für Unternehmen ab 250 Beschäftigten seit Inkrafttreten des Gesetzes und damit bereits seit dem 2. Juli 2023. Bußgelder in Höhe von 20.000 € für die verspätete Errichtung und Betrieb der internen Meldestelle beginnen erst ab dem 1.Dezember 2023. Für Unternehmen ab 50 Beschäftigten gilt die Pflicht und Bußgeldgefahr erst ab dem 17. Dezember 2023.
Die wissentliche Offenlegung von unrichtigen Informationen ist mit einem Bußgeld von 20.000 € bedroht.
Auch Meldestellen, die vorsätzlich oder leichtfertig gegen das Vertraulichkeitsgebot verstoßen, droht ein Bußgeld von 50.000 €. Geschieht dies fahrlässig droht ein Bußgeld von bis zu 10.000 €.
Das HinSchG verpflichtet Unternehmen ab 250 Beschäftigten zur Einrichtung einer internen Meldestelle seit Inkrafttreten des Gesetzes am 02.07.2023. Ab dem 17. Dezember 2023 gilt diese Pflicht für alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten. Unternehmen mit einer geringeren Beschäftigtenanzahl sind von dem Gesetz nicht erfasst. Gleichwohl können Beschäftigte von diesen Unternehmen Meldungen abgeben. Die Errichtung einer internen Meldestelle ist für Unternehmen ab 20 Beschäftigen empfehlenswert um Meldungen von Compliance-Verstößen an externe und damit öffentliche Meldestellen (Staatsanwaltschaft, Datenaufsichtsbehörde, Bundesamt für Justiz, Bundeskartellbehörde, Datenaufsichtsbehörde) zu vermeiden.
Das Gesetz verpflichtet gem. § 12 Abs. 1 HinSchG Beschäftigungsgeber zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Gem. § 3 Abs. 9 sind dies alle natürlichen und juristischen Personen, rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen, sofern mindestens eine Person bei ihnen beschäftigt ist. Die Errichtung einer internen Meldestelle zur Ermöglichung der Meldung von Verstößen ist dabei erst ab einer Unternehmensgröße von 50 Mitarbeitenden verpflichtend. Für Unternehmen ab 20 Beschäftigen ist eine interne Meldestelle empfehlenswert.
Nach § 1 Abs. 1 HinSchG kann eine hinweisgebende Person jede natürliche Person sein, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld dieser Informationen über Verstöße erlangt hat und diese an eine Meldestelle melden oder den Verstoß offenlegen möchte.
Das HinSchG bietet den Hinweisgebern die Möglichkeit einer freien und einfachen Meldung von Verstößen in dem Unternehmen, in dem sie tätig sind. Dabei wirkt es aus zwei verschiedenen Richtungen:
Zum einen soll eine Meldung möglichst schnell und problemlos erfolgen können.
Zum anderen gewährleistet das Gesetz eine freie Meldung, ohne, dass die hinweisgebenden Personen Konsequenzen oder Repressalien des Arbeitgebers zu befürchten haben. Aus diesem Grund sieht das Gesetz ein eindeutiges Verbot von Repressalien gem. § 36 Abs. 1 HinSchG vor. Repressalien sind dabei ungerechtfertigte Nachteile für die hinweisgebende Person, z.B. Kündigung, Diskriminierung oder auch Degradierung.
Unternehmen werden, sofern sie Beschäftigungsgeber sind, gem. § 12 Abs. 1 HinSchG zur Errichtung interner Meldestellen für Hinweisgeber verpflichtet.
Zudem verbietet das HinSchG jegliche Repressalien gegen hinweisgebende Personen. Unternehmen dürfen keine negativen Maßnahmen gegen diese ergreifen, um sie für die Meldung zu bestrafen.
Die interne Meldestelle dient dem Betreiben von Meldekanälen, über welche Mitarbeitenden die Möglichkeit gegeben wird, Hinweise einzureichen.
Eine interne Meldestelle muss unabhängig und bei der Ausübung der Tätigkeit ohne Interessenskonflikt sein. Es bedarf einer notwendigen Fachkunde bei der beauftragten Person (sog. Ombudsperson), sowie eine besondere Vertrauenswürdigkeit der Person.
Die interne Meldestelle muss nicht von und in dem Unternehmen selbst eingerichtet werden. Eine Auslagerung der internen Meldestelle durch fachkundige Dritte, wie spezialisierten Anwaltskanzleien, ist rechtlich erlaubt gem. § 14 Abs. 1 HinSchG.
Das Gesetz sieht verschiedene Möglichkeiten der Abgabe der Meldung vor, darunter mündlich (Telefon oder andere Sprachübermittlung), in Textform (z.B. über eine entsprechende Software wie WhistlePoint) oder persönlich. Entscheidend bei der Meldungsmöglichkeit ist stets die Gewährleistung der Vertraulichkeit und der Dokumentationsfähigkeit. Diese gesetzlichen Anforderungen sind durch eine softwarebasierte Meldeplattform am sichersten zu realisieren. Ansonsten müssen handschriftliche Protokolle erstellt werden, deren Erstellung und datenschutzkonforme Aufbewahrung kostenintensiv sind.
Grundsätzlich sollen auch anonyme Meldungen berücksichtigt werden. Dies dient dem Schutz der hinweisgebenden Person. Nach dem HinSchG besteht jedoch keine Verpflichtung, die Meldesysteme so zu gestalten, dass die Abgabe anonymer Meldungen möglich ist. Es ist Unternehmen zu empfehlen, die Hemmschwelle für hinweisgebende Personen durch die Ermöglichung einer anonymen Meldung zu senken. WhistlePoint ermöglicht die Abgabe und Bearbeitung anonymer Meldungen.
Aufgabe der interne Meldestelle ist die Prüfung, ob der gemeldete Verstoß von dem Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes erfasst ist, die hinweisgebende Person zu kontaktieren, die Stichhaltigkeit der Meldung zu prüfen, ggf. weitere Informationen einzuholen und Folgemaßnahmen einzuleiten, z.B. eine interne Untersuchung beim Beschäftigungsgeber oder Verweisung der hinweisgebenden Person an eine zuständige Stelle.
Hinsichtlich der Untersuchung des konkreten Verstoßes sieht das Hinweisgeberschutzgesetz dabei eine Beweislastumkehr zugunsten der hinweisgebenden Person vor.
Im Hinweisgeberschutzgesetz ist der sachliche Anwendungsbereich definiert. Unter das Hinweisgeberschutzgesetz fallen folgende Verstöße im beruflichen Umfeld :
Straftaten/ Korruptionsverstöße; Verstöße im Bereich der Arbeitssicherheit; Verkehrssicherheit zum Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit; Geldwäscheverstöße; Produktsicherheit & Lebensmittelsicherheitsverstöße; Umweltschutz & Energieeffizienzverstöße ; Verbraucherschutzverstöße; Datenschutzverstöße ; IT-Sicherheitsverstöße ; Verstöße gegen Rechnungslegung & Buchführung; Steuerrechtliche Verstöße; Vergaberechtliche Verstöße.
Nach Eingang der Meldung bei der Meldestelle ist diese zur Entsendung einer Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen verpflichtet. Im Anschluss wird die Meldung einer Stichhaltigkeitsprüfung unterzogen. Dabei ist sie zum Kontakt mit der hinweisgebenden Person verpflichtet, um bei Bedarf weitere Informationen einzuholen. Bei Stichhaltigkeit der Meldung hat die Meldestelle die Pflicht sachgerechte Folgemaßnahmen zu ergreifen. Spätestens drei Monate nach Eingangsbestätigung muss der hinweisgebenden Person Rückmeldung gegeben werden.
Ein Hinweis kann grundsätzlich jedes rechtswidrige Handeln oder Unterlassen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit zum Gegenstand haben, solange es gegen eine Vorschriften verstößt, die vom sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG umfasst werden.
Bei den Informationen über Verstöße muss es sich entweder um begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße handeln. Diese können bereits begangen worden sein oder noch bevorstehen. Auch der Versuch einer Verschleierung eines Verstoßes kann Gegenstand einer Meldung sein.
Die hinweisgebende Person darf nicht wissentlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße melden, anderenfalls macht sie sich schadensersatzpflichtig gem. § 38 HinSchG. Welche Anforderungen an die Sorgfaltspflichten der Hinweisgebenden konkret zu stellen sind, ist noch nicht bekannt, sodass jede Meldung ein gewisses Risiko birgt. WhistlePoint gewährleistet die Prüfung der Meldung durch qualifizierte Rechtsanwältinnen, denen aufgrund ihrer beruflichen Qualifikation eine Risikoeinschätzung zur Meldungsabgabe möglich ist.
Die Vertraulichkeit der Meldesysteme hat höchste Priorität, um den sicheren Ablauf des Meldeverfahrens zu gewährleisten. Gem. § 8 HinSchG ist die Identität von hinweisgebenden Personen zu wahren und darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Ausnahmen gelten nur im Fall der vorsätzlichen oder grob fahrlässigen unrichtigen Meldung durch die hinweisgebende Person sowie in weiteren unter § 9 Abs. 2 HinSchG genannten Ausnahmefällen. So ist beispielsweise die Weitergabe von Informationen über die Identität der hinweisgebender Person in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden gestattet oder aufgrund richterlicher Entscheidung.
Das Vertraulichkeitsgebot umfasst nicht nur die hinweisgebende Person selbst, sondern auch diejenigen Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder sonstige in der Meldung genannte Personen.
Das HinSchG sieht neben der Errichtung von internen Meldestellen auch die Errichtung externer Meldestellen des Bundes und einzelner Bundesämter/ -behörden vor (z.B. Bundeskartellamt, Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht), an die sich hinweisgebende Personen zusätzlich wenden können, wobei das Gesetzt bestimmt, dass interne Meldestellen zu bevorzugen sind.